Dobra komunikacja w księgowości też jest potrzebna!

Czasem może się zdarzyć, że pojawi się na twarzy  księgowej zdziwienie spowodowane działaniami kontrahenta.
Kontrahent ma bowiem różne pomysły. Czasami trudno  przejść wobec nich obojętnie.

Przykład z bieżącego tygodnia.

Renomowana na rynku firma, której nazwy oczywiście nie zdradzę, miała wystawić fakturę z uwagi na przeprowadzone szkolenie.  Nic w tym dziwnego. Usługa została przecież wykonana.
Jednakże zwykła prośba o zamieszczeniu na fakturze numeru zamówienia wywołała szereg działań tej firmy, które wzbudziły małe zamieszanie czytaj konsternację:

Po pierwsze.

Przysłano e-mail z zapytaniem czy  numer wysłanej  korespondencji (popularne lp. dziennika) może być wpisany na wspomnianą fakturę (dodam, że chodzi o nasz numer dziennika).

Po drugie.

Wykonałam telefon do kontrahenta z zapytaniem, o co chodzi z tym numerem. Odpowiedź pracownika przyczyniła się do mojej jeszcze większej konsternacji.
Jak twierdził pracownik, firma nie ewidencjonuje zamówień – nie wiadomo więc kto, kiedy i ile zamówień realizuje. Dodam, iż profil działalności tej firmy, to m.in. szkolenia certyfikujące ISO, a wiec mająca duże doświadczenie odnośnie niezbędności działania procedur w przedsiębiorstwie.

Po trzecie.

Pracownik zaproponował przesłać draft faktury. Tak, tak – draft z pełnymi danymi, a nie proformę.

Dlaczego konsternacja?

Rzadko bowiem się zdarza, aby aż tak szczegółowo uzgadniać z  klientem fakturę sprzedażową i to powodu numeru zamówienia. Tym bardziej  wydaje się nieuzasadnionym draft faktury. A do tego jeszcze renoma i profil firmy.

 

Przesłana faktura była jak najbardziej ok.
Mało tego – miała numer referencyjny, wskazujący na kolejność i ilość zamówień!
Cała więc aura wokół tej faktury, jaka się wytworzyła, okazała się niepotrzebna.
Gdybym rozmawiała z jedną osobą z tej firmy, stawiałabym na niewiedze pracownika, ale ponieważ rozmawiałam z kilkoma różnymi osobami,  śmiem twierdzić, że zawiniła komunikacja.

Jak zatem poprawić komunikację w księgowości? Czy ta komunikacja jest jakaś szczególna?
Masz pomysły?

Podziel się proszę . Masz jakieś doświadczenia w tym temacie?

 

Dorota
http://www.kancelariapdk.pl

 

Reklama